CÓDIGO ÉTICO Y POLÍTICA DE CUMPLIMIENTO DE CHEQUE MOTIVA S.L.

00. Introducción

Cheque Motiva, S.L. es una agencia de marketing promocional, incentivos y fidelización perteneciente al Grupo 014 Media, cuya actividad principal se basa en la comercialización y gestión de soportes publicitarios, acciones especiales de marketing y elementos promocionales.

Es una Sociedad Limitada, de nacionalidad española y con domicilio en España.
Su objeto social es la prestación de servicios de marketing promocional, incentivos y fidelización en todos los ámbitos del marketing y la publicidad a personas jurídicas.
El capital social asciende a 24.000 euros, representado por 24.000 participaciones sociales de 1 € de valor nominal cada una.
Está compuesta por tres socios profesionales y dos personas físicas con la condición de trabajadores de la sociedad.
El órgano de administración es un consejo formado por un consejero delegado y dos vocales.
La sociedad presenta en el Registro Mercantil cuentas anuales auditadas.
Sus servicios se prestan prácticamente en exclusiva a personas jurídicas.
Cheque Motiva cuenta con 89 empleados y se organiza en 8 departamentos.
Le aplica el Convenio colectivo del sector de empresas de publicidad.

01. Código Ético

La Agencia de marketing promocional, incentivos y fidelización Cheque Motiva, S.L. presta sus servicios respetando en todo momento la normativa vigente y basa su actuación en los valores de integridad, confidencialidad, honestidad y evitación de toda forma de corrupción, velando siempre por el interés de sus clientes.

Como muestra del compromiso adquirido con el cumplimiento normativo y los valores éticos, la compañía suscribe la presente Carta de Compromiso, que expresa el cauce ético por el que deben discurrir las actividades que realiza.

La actuación de los profesionales vendrá orientada por los principios de legalidad, libre competencia, transparencia, libertad de defensa, lealtad concurrencial, equilibrio, integridad profesional, relaciones económicas responsables, cumplimiento de condiciones de pago y responsabilidad.
La compañía se adhiere al Código de Conducta Comercial del Sector Publicitario Español.
Los profesionales preservarán esos principios frente a injerencias, intereses propios o ajenos y cualquier presión que los limite.
Nunca utilizarán medios ilícitos o injustos ni el fraude como forma de eludir las leyes.
La relación con los clientes se basará en la confianza, la confidencialidad y la transparencia.
Las relaciones con clientes y terceros se realizarán con buena fe y respeto.
Con los compañeros se mantendrá lealtad, respeto mutuo y compañerismo.
La empresa dispone de un Buzón Ético para consultas, sugerencias y comunicaciones sobre posibles vulneraciones del Código Ético.

Los miembros del órgano de administración y empleados manifiestan tolerancia cero frente al incumplimiento de la normativa penal y reafirman su compromiso con la detección, prevención y sanción de actos fraudulentos.

02. Política de Cumplimiento

Capítulo I. Cheque Motiva, S.L. y el cumplimiento

1. Objetivo y ámbito de aplicación

La presente Política de Cumplimiento desarrolla el Código Ético de Cheque Motiva, S.L. y sirve de guía para la actuación de sus profesionales en un entorno global, complejo y cambiante.

Se ha elaborado teniendo en cuenta las normas deontológicas y principios del Código de Conducta Comercial del Sector Publicitario Español y demás normativa aplicable, así como los principios de responsabilidad social.

Si existiesen leyes o procedimientos internos más estrictos, esos tendrán preeminencia.
La Política responde a las nuevas obligaciones de prevención penal en el ámbito de la responsabilidad penal de las personas jurídicas.

2. Función de cumplimiento

El órgano de administración nombrará a un empleado que realizará la función de cumplimiento normativo (compliance officer), al que corresponde la interpretación e integración general del Código Ético y de esta Política.

Deberá contar con conocimientos y experiencia profesional suficientes.
Será responsable de la supervisión del funcionamiento y cumplimiento del Código Ético y de la Política de Cumplimiento.
Contará con medios materiales y humanos necesarios, incluido presupuesto propio.
Podrá recabar apoyos internos y, si fuese necesario, colaboración externa especializada.
Reportará al órgano de administración al menos una vez al mes y participará en reuniones estratégicas.
Tendrá acceso a cualquier departamento, persona, base de datos y sistema de información necesario para el ejercicio de sus funciones.

3. Funciones del compliance officer

Fomentar la difusión, el conocimiento y el cumplimiento del Código Ético y de la Política de Cumplimiento.
Coordinar y velar por su aplicación en todos los ámbitos de Cheque Motiva, S.L.
Interpretar de forma vinculante el Código Ético y la Política de Cumplimiento.
Impulsar los procedimientos de comprobación e investigación de las denuncias recibidas en el Buzón Ético.
Evaluar anualmente el grado de cumplimiento e informar al órgano de administración.
Impulsar normas, procedimientos y protocolos necesarios para su desarrollo y actualización.
Aprobar procedimientos y protocolos de actuación para asegurar su cumplimiento.

4. Responsabilidades de los empleados

Los profesionales cumplirán estrictamente la legalidad vigente, observarán las previsiones del Código Ético y de la Política de Cumplimiento y pedirán ayuda al compliance officer si fuera necesario.

Deberán comunicar por el Buzón Ético cualquier conocimiento o sospecha fundada de incumplimiento. La empresa adoptará medidas para impedir repercusiones negativas por notificaciones de buena fe.

5. Responsabilidades de los directivos

Los directivos deberán conocer las leyes y reglamentaciones aplicables a sus áreas y asegurar, junto con el compliance officer, que sus equipos también las conozcan y cumplan.

La empresa se asegurará del cumplimiento de la normativa tributaria aplicable y respetará las resoluciones judiciales o administrativas, reservándose el derecho a recurrir cuando entienda que no se ajustan a derecho.

6. Conducta profesional íntegra

Profesionalidad: actuación diligente, responsable, eficiente y enfocada a la excelencia, la calidad y la innovación.
Integridad: actuación leal, honrada, de buena fe, objetiva y alineada con los intereses y valores de la compañía.
Autocontrol: toda actuación debe ser éticamente aceptable, legalmente válida, deseable para la empresa y asumible en responsabilidad.

Todo profesional informará al compliance officer sobre procedimientos judiciales, penales o administrativos que puedan afectarle en el ejercicio de sus funciones o perjudicar la imagen o los intereses de Cheque Motiva, S.L.

Capítulo II. Los profesionales de Cheque Motiva, S.L.

7. No discriminación e igualdad de oportunidades

Cheque Motiva, S.L. promueve la no discriminación por razón de raza, color, nacionalidad, origen social, edad, sexo, estado civil, orientación sexual, ideología, opiniones políticas, religión o cualquier otra condición.

8. Relaciones laborales y prevención

La empresa proporcionará condiciones de trabajo seguras y saludables, pondrá a disposición el plan de prevención, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva, e informará a todos los trabajadores de los riesgos genéricos y específicos.

9. Obligaciones generales

Los profesionales deben mantener confidencialidad, diligencia y respeto por los procedimientos internos.
Se facilitará la consulta y participación de los trabajadores en materia de seguridad y salud en el trabajo.
Las comunicaciones recibidas en el Buzón Ético serán confidenciales salvo consentimiento expreso en contrario.

Capítulo V. El Buzón Ético

Artículo 27. El Buzón Ético

El Buzón Ético se utiliza para fomentar el cumplimiento de la legalidad y de las normas de conducta establecidas en el Código Ético y en la Política de Cumplimiento, así como para consultas, sugerencias y denuncias.

Artículo 28. Principios informadores

Las comunicaciones deberán ser veraces y proporcionales.
Las denuncias deberán contener identidad del denunciante, descripción de los hechos, indicios e identidad del denunciado si se conoce.
La identidad del denunciante será confidencial.
No se adoptarán represalias contra quien comunique de buena fe.

Artículo 29. Tramitación

La tramitación de las denuncias corresponde al compliance officer, garantizando en todo momento la intimidad, la defensa y la presunción de inocencia de las personas investigadas.

Artículo 30. Protección de datos

Los datos proporcionados a través del Buzón Ético serán tratados de forma confidencial y con las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar su seguridad y evitar accesos no autorizados.

Capítulo VI. Disposiciones varias

Artículo 31. Difusión, formación, comunicación y evaluación

Corresponde al compliance officer promover la difusión del Código Ético y de la Política de Cumplimiento y evaluar anualmente su grado de cumplimiento.

Artículo 32. Régimen disciplinario

La empresa desarrollará las medidas necesarias para la eficaz aplicación del Código Ético y de la Política de Cumplimiento. Las conductas contrarias podrán dar lugar a medidas disciplinarias conforme al régimen aplicable.

Artículo 33. Actualización

La Política de Cumplimiento se revisará y actualizará periódicamente atendiendo al informe del compliance officer, las modificaciones normativas y las propuestas realizadas a través del Buzón Ético.

Artículo 34. Aceptación

Los profesionales aceptan expresamente las normas de actuación establecidas en el Código Ético y en la Política de Cumplimiento.

Artículo 35. Aprobación

El Código Ético y la presente Política de Cumplimiento fueron aprobados por el órgano de administración de Cheque Motiva, S.L. en Madrid, con fecha 27 de noviembre de 2018.